ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA NA KONGRESIE W ZWIĄZKU Z COVID

Zapewnienie bezpieczeństwa na kongresach organizowanych przez IC Events

obowiązujące na dzień 13.08.2020

1. Organizator dostosuje liczbę uczestników do obowiązujących przepisów, tj. przebywanie nie więcej niż 1 osoby na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, z wyłączeniem obsługi.

2. Organizator bezwzględnie będzie przestrzegać ograniczeń i kontrolować liczbę osób przebywających na terenie wydarzenia.

3. Układ przestrzenny (ustawienie krzeseł, stołów, sceny) wydarzenia będzie zorganizowany w sposób:
◦ zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami wydarzenia min. 1,5 m;
◦ uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia / spotkania (miejsca / krzesła itp. specjalnie oznakowane i przypisane do danej osoby).

4. Organizator zapewni w miejscu realizacji wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.

5. Serwis sprzątający otrzyma szczegółowy plan zachowania higieny oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa w miejscach przebywania gości np. w recepcji, w toaletach, przed przestrzeniami gastronomicznymi itp., zostanie przeszkolony w zakresie zasad reżimu sanitarnego i bezpieczeństwa podczas przebywania uczestników na terenach targowych. Przed, jak i po wydarzeniu kompleksowo należy sprzątnąć przy wykorzystaniu odpowiednich środków czyszczących miejsca realizacji wydarzenia.

6. Organizator zapewni dobrą wentylację podczas wydarzenia we wszystkich pomieszczeniach.

7. Strefa wejścia / wyjście na wydarzenie będzie zorganizowana zgodnie z poniższymi zaleceniami:
◦ W widocznym miejscu przed wejściem na teren wydarzenia będzie umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a  przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.
◦ Oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania będzie umożliwiało zachowanie min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia / spotkania.

8. Zostanie ograniczona maksymalna liczba osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie (maksymalna dopuszczalna liczba osób podzielona przez 3, z wyłączeniem rodzin).

9. Organizator zorganizuje recepcje uczestników wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
• Recepcja na terenie wydarzenia będzie przygotowana zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, na jej terenie zostanie ograniczony czas przebywania do minimum.
◦ Należy stosować min. 1,5 m odstępu pomiędzy uczestnikami oczekującymi na rejestrację poprzez np. komunikaty obsługi wydarzenia / spotkania, czy też specjalne oznaczenia na podłodze.
◦ Organizator przygotuje bezpieczna strefę kolejki do puntu obsługi, w której oczekujący będą oddaleni od siebie o minimum 2 metry.
◦ Dezynfekowanie powierzchni lady recepcyjnej w punkcie obsługi nie rzadziej niż co godzinę.
◦ Wszystkie czynności obsługi recepcji wobec uczestników wydarzenia będą realizowane w sposób bezdotykowy.

10. Zorganizowanie szatni / punktu przechowywania bagażu w sposób następujący:
◦ Maksymalne możliwe zwiększenie liczby personelu obsługującego szatnię lub zapewnienie możliwości samodzielnego wieszania okryć wierzchnich przez uczestników wydarzenia.
◦ Należy stosować min. 1,5 m odstępu pomiędzy uczestnikami oczekującymi do szatni poprzez np. komunikaty obsługi wydarzenia, czy też specjalne oznaczenia na podłodze.
◦ Obsługa szatni powinna zostać wyposażona w środki ochrony indywidualnej, w tym maski lub przyłbice, rękawiczki oraz środki do dezynfekcji rąk (należy wskazać środki zgodnie z obowiązującymi przepisami), a także nieprzemakalne fartuchy z długim rękawem,  do użycia w razie potrzeby.
◦ W miarę możliwości okrycia wierzchnie będą wieszane na co drugim wieszaku, a wydawane numery przyporządkowane do okrycia wierzchniego powinny być do użytku jednorazowego.

11. Zapewnienie posiłków i napojów uczestnikom wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
◦ Serwowanie posiłków oraz napojów bezpośrednio przez obsługę (rezygnacja z tzw. bufetów).
◦ Uczestnicy wydarzenia mogą spożywać posiłki na terenie spotkania jedynie przy zachowaniu odpowiedniej odległości (min. 1,5 m dystansu pomiędzy siedziskami / stołami / stolikami koktajlowymi).
◦ W przypadku systemu zmianowego przy wydawaniu posiłków i napojów obsługa powinna po uprzednim wykorzystaniu przez daną osobę / dane osoby krzesła / stołu / stolika natychmiast zdezynfekować dany mebel / meble stosując odpowiednie środki.
◦ W przypadku organizacji żywienia na miejscu, należy stosować się do wymagań higieniczno-epidemiologicznych zawartych w wytycznych dla gastronomii.

12. Zapewnienie funkcjonowania ogólnodostępnych toalet dla uczestników / pracowników spotkania / wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
◦ Należy zapewnić płynne mydło, płyn do dezynfekcji rąk oraz ręczniki jednorazowe papierowe.
◦ Należy wywiesić instrukcje dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki oraz instrukcję prawidłowej dezynfekcji rąk.
◦ Zakaz używania suszarek do rąk.
◦ Należy wywiesić oraz zastosować oznaczenia na podłodze przypominające o zasadzie 1,5 metrów odstępu pomiędzy osobami oczekującymi na skorzystanie z ogólnodostępnych toalet.
◦ Zwiększona częstotliwość sprzątania i dezynfekcji ogólnodostępnych toalet.
◦ W ramach możliwości zapewnienie bezdotykowego wejścia do ogólnodostępnych toalet (np. otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi).
◦ Kontrola dostępu pod kątem osób, chcących skorzystać z ogólnodostępnych toalet (maksymalna liczba osób mogących przebywać jednocześnie w ogólnodostępnym pomieszczeniu toalety równa się ilości dostępnych kabin / pisuarów).

13. Dezynfekcja elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom wydarzenia / spotkania (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) po każdym wydarzeniu.

14. Organizator wyznaczy i przygotuje (m.in. wyposażonego w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenie, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.

15. Organizator przygotuje i umieści w łatwo dostępnym miejscu potrzebne numery telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.